Première vague, deuxième vague… Le télétravail, désormais obligatoire, est l’une des mesures phares de lutte contre la pandémie. Si sa généralisation ne semble pas avoir un impact trop important sur la productivité et la motivation des équipes en place, pour les RH et le management, l’intégration des nouveaux collaborateurs en temps de distanciation physique est un réel défi.
Accueillir les nouveaux venus, rendre accessibles les formations aux outils de travail indispensables, communiquer sur la culture d’entreprise et ses procédures, transmettre les connaissances, apprendre à connaître le nouveau collaborateur à travers des échanges informels ou formels, entretenir l’esprit d’équipe… Depuis le début de la pandémie, et du travail à distance, ces étapes inhérentes à tout recrutement dans les entreprises prennent une toute autre dimension. La difficulté? Intégrer efficacement un nouveau collaborateur, lui donner les outils et informations nécessaires pour la réalisation de son travail et tenter de construire une relation avec des personnes qu’il ne croisera probablement pas «en vrai» avant des semaines. Et selon le profil des personnes embauchées, le niveau de leur expérience dans ce genre de poste, leur capacité à s’imposer, leur pratique de la langue usuelle dans les rapports de travail pour les expatriés, la tâche peut s’avérer plus ou moins ardue pour ne pas mettre le nouveau venu en difficulté. RH, management… Plus que jamais, peut-être, l’encadrement a un rôle à jouer pour pallier les manques liés à cette situation inédite.
Selon une toute récente étude de l’Institut Link, le télétravail a été multiplié par deux en Suisse depuis le début de la pandémie: aujourd’hui, 58% de la population le pratique au quotidien. Une nouvelle réalité qui oblige à une grande remise en question. Car, même si la croissance a du plomb dans l’aile en Suisse, les entreprises ne prévoient pas de gel des embauches. Selon les prévisions économiques de l’institut Bak, si 15% d’entre elles envisagent de supprimer des emplois, elles sont 13% à vouloir en créer. D’où la nécessité de mettre en place de nouvelles procédures, en amont et durant les premières semaines de travail, pour gérer au mieux ces situations nouvelles qui vont devenir usuelles tant que les conditions sanitaires ne s’amélioreront pas.
Voici 3 pistes pour un onboarding digital réussi:
1. Se préparer
Après un entretien d’embauche virtuel et des échanges de courriers assez impersonnels, il faut accorder une attention toute particulière à la finalisation du processus de recrutement pour éviter sa déshumanisation, qui pourrait accentuer les craintes légitimes qu’un collaborateur peut ressentir à l’idée d’intégrer un nouvel environnement de travail.
Préparer un mail de bienvenue peut aussi être un point appréciable le jour de l’arrivée du nouveau collaborateur. Un bon moyen de définir clairement les tâches. De, par exemple, découper la première semaine de manière intelligente entre formations et interactions. L’occasion aussi de transmettre un livret d’accueil avec toutes les infos pratiques sur la société. Enfin, une visite des locaux de l’entreprise en petit comité et en respectant les règles sanitaires peut être très bénéfique. A défaut, une visite virtuelle peut s’avérer efficace pour rassurer un collaborateur curieux ou anxieux.
Avec PULSIONS: Connaître le profil PULSIONS d’un futur collaborateur permet aux RH de recruter de manière éclairée et aux managers de se préparer au mieux à son arrivée. Dès l’entretien d’embauche, vous saurez prédire avec justesse le comportement de ce dernier: va-t-il s’adapter à la distance imposée par les dernières restrictions sanitaires? Va-t-il agir en toute autonomie ou avoir besoin de plus d’accompagnement? Le fonctionnement de votre entreprise va-t-il le stimuler ou le paralyser? C’est aussi l’occasion pour le manager de comprendre comment il va agir face à cette arrivée: prendra-t-il les devants pour mettre ce nouveau collaborateur à l’aise ou ira-t-il vers lui seulement en cas d’urgence? C’est un bon moyen de s’assurer d’avoir un comportement en ligne avec la politique de l’entreprise!
2. Accompagner
Avant l’arrivée du collaborateur, les RH et le management doivent se concerter pour organiser des visioconférences afin de faciliter les rencontres avec le manager ou les autres membres de l’équipe. C’est l’occasion de se présenter, de définir le rôle du nouveau venu de manière claire, de répondre aux éventuelles questions, d’inciter les échanges, de mettre un visage sur un nom. Il est opportun de l’introduire de la même façon à ses futurs clients.
Afin de ne pas laisser le collaborateur livré à lui-même, veillez à le mettre en contact avec une personne des services informatiques qui s’assurera qu’il a chez lui tous les outils (matériel, connectivité, réseau…) pour pouvoir télétravailler efficacement.
Avec PULSIONS: Grâce à la méthode PULSIONS, il est plus facile d’accompagner un nouvel arrivant dans une entreprise, surtout à distance. Son profil mettra en avant ses besoins en identifiant son objectif principal. Est-il de tisser des liens avec ses collègues et ses clients (Social)? Vous pourrez mettre l’accent sur l’aspect humain dans l’entreprise et favoriser les rencontres virtuelles avec ses pairs. Est-il de se réaliser sur le plan personnel (Performance personnelle)? Vous pourrez lui détailler le cadre de ses fonctions et ses perspectives d’évolution. Est-il de réaliser efficacement les tâches dont il a la responsabilité (Utilité)? Présentez-lui tous les outils qu’il a à disposition pour travailler confortablement.
3. Miser sur les échanges
Assurez-vous de programmer des échanges quotidiens entre le manager et le collaborateur, même courts, pour qu’il puisse poser des questions, s’assurer que tout va bien, dissiper des doutes. Nommez une personne référente, un mentor, parmi l’équipe par exemple. Compétent, doté de bienveillance et d’expérience, ce collègue pourra transmettre les notions de culture d’entreprise, sa vision et ses valeurs. Il pourra aussi être l’interlocuteur privilégié pour des questions informelles. Car c’est là peut-être le défi principal de l’onboarding digital: parvenir à tisser des relations humaines à distance. Pour Didier Ehret, associé chez PwC et interrogé pour un reportage de la RTS, «L’interaction immédiate, comme les questions qui viennent à brûle-pourpoint, n’est plus possible, les interactions sont beaucoup plus difficiles avec des modèles de visioconférence ou autres.»
Des cadres disponibles, des échanges efficaces et des interactions les plus spontanées possibles éviteront la sensation d’isolement et la perte de motivation.
Avec PUSIONS: Qui saura, parmi vos collaborateurs, être le plus efficace et le plus épanoui dans l’accompagnement des nouveaux venus à distance? En connaissant les profils de vos collègues, vous pourrez facilement identifier la personne idéale pour être le mentor qui saura guider les nouveaux arrivants et leur présenter l’entreprise en les mettant à l’aise. Un profil avec, par exemple, de la ressource dans le Vert, représentant le contexte de la collaboration, et une pulsion Social en objectif principal sera un bon indicateur pour identifier la personne-clé pour les nouvelles intégrations.
